PROCEDURA PER LA COMUNICAZIONE E LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI D. LGS. 24/2023

• «violazioni»: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato di cui all’art.2, comma 1, lett.a), nn. 1, 2, 3, 4, 5 e 6 del Decreto; 
• «informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell'organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria o contabile intrattiene un rapporto giuridico, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni; 
• «segnalazione»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni; 
• «segnalazione interna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione interna; 
• «segnalazione esterna»: la comunicazione, scritta od orale, delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna; 
• «divulgazione pubblica» o «divulgare pubblicamente»: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
• «segnalante»: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo; 
• «segnalato»: qualsiasi soggetto a cui sono riferiti o riferibili i fatti oggetto di una segnalazione;
• «facilitatore»: una persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata; 
• «contesto lavorativo»: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, attraverso le   quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in  caso  di  segnalazione  o   di divulgazione pubblica  o  di  denuncia  all’autorità  giudiziaria  o contabile; 
• «persona coinvolta» o «segnalato»: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente; 
• «ritorsione»: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare al segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto; 
• «seguito»: l'azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l'esito delle indagini e le eventuali misure adottate; 
• «riscontro»: comunicazione al segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione.

Possono essere oggetto di segnalazione le seguenti violazioni: 

1. condotte illecite rilevanti ai sensi del d. lgs. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 2), 3), 4) e 5);
2. illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nell'allegato al presente decreto ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato al presente decreto, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
3. atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea;
4. atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
5. atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).”
6. La Società appartiene al Gruppo “ASSA ABLOY GROUP” che ha adottato un regolamento di gruppo; pertanto, Assa Abloy Italia intende considerare segnalabili anche le violazioni al regolamento “Group Whislteblowing Directive” GD404 rev 02 20 marzo 2023 e ss.mm.ii..
7. Inoltre, il gruppo “Assa Abloy” ha adottato un Codice di Condotta. La società, pertanto, intende inserire anche le eventuali violazioni del Codice di Condotta approvato in data 4 febbraio 2019 e ss.mm.ii. tra le violazioni segnalabili ex DLgs 24/2023.

Violazioni di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo e consistenti in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità della Società.

Non vengono gestite segnalazioni che abbiano ad oggetto violazioni diverse da quelle sopra descritte e relative a:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate; 
• segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato al presente decreto ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al presente decreto; 
• alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea. 

Al fine di garantire l’effettività del processo di segnalazione e fornire ampio e indiscriminato accesso a tutti coloro che vogliano effettuare una segnalazione interna, sono a disposizione una pluralità di canali, tra loro alternativi, nello specifico: 

• scritta: tramite servizio postale, separando i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione, ovvero predisponendo due buste chiuse e sigillate: 
  • la prima contenente i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; 
  • la seconda contenente la segnalazione,
    Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata al gestore della segnalazione whistleblowing”, inviata alla sede centrale della società al seguente indirizzo: Avv. Nicoletta Bernardini – studio in Roma Via Satrico n°16 – 00183. La segnalazione sarà oggetto di protocollazione riservata;
• orale: incontro diretto con il gestore della segnalazione, fissato entro il termine di 7 (sette) giorni dalla richiesta del segnalante, da inserire all’interno della segnalazione.

La gestione del canale di segnalazione interna è affidata all’Avv. Nicoletta Bernardini (qui di seguito “il gestore”), che è tenuto a svolgere i seguenti compiti:

• a. garantire che il sistema di gestione delle segnalazioni di violazioni sia concepito e dotato di risorse per garantire una valutazione completa delle segnalazioni; 
• b. assicurare, per quanto possibile nell'organizzazione, che le funzioni di indagine e protezione siano svolte in modo indipendente;
• c. fornire consulenza e orientamento sul sistema di gestione delle segnalazioni e sulle problematiche relative alla segnalazione delle violazioni;
• d. riferire su base pianificata sull'andamento del sistema di gestione delle segnalazioni all'organo amministrativo.  

Il procedimento di gestione delle segnalazioni interne è composto dalle seguenti fasi: 

• a. ricezione e protocollazione della segnalazione; 
• b. valutazione preliminare della segnalazione; 
• c. fase istruttoria; 
• d. fase di comunicazione dell’esito dell’istruttoria.

A) Fase di ricezione e protocollazione della segnalazione

Il procedimento di gestione delle segnalazioni è avviato a seguito della ricezione della segnalazione.

Entro 7 (sette) giorni lavorativi dalla ricezione della segnalazione il gestore procede:

• a. ove non già effettuato in automatico dalla piattaforma informatica:
  • alla protocollazione della segnalazione su registro riservato alle segnalazioni, attribuendo un codice univoco progressivo, registrando la data e l’ora di ricezione; 
  • all’adozione di ogni opportuna misura di sicurezza per impedire a terzi di risalire all’identità del segnalante, nonché alla conservazione della segnalazione e della documentazione a corredo in luogo segreto; 
• b. alla trasmissione di apposita informazione di “conferma di avvenuta ricezione” al segnalante. 

B) Fase di valutazione preliminare della segnalazione

Il gestore della segnalazione effettua una valutazione preliminare sulla segnalazione ricevuta, al fine di verificare se la segnalazione rientri tra quelle che possono essere gestite, secondo quanto previsto dalla procedura.

Nel caso in cui il gestore riceva una segnalazione “non gestibile” deve essere dato riscontro al segnalante.

C) Fase istruttoria

Nel caso in cui il gestore riceva una segnalazione “gestibile” deve essere avviata l’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate.

Durante la fase istruttoria il gestore della segnalazione può avvalersi del supporto e della collaborazione delle competenti strutture aziendali e, all’occorrenza, di specifiche consulenze esterne.  Le strutture aziendali interessate dall’attività di verifica garantiscono la massima tempestiva collaborazione e sono tenute agli stessi obblighi di riservatezza e imparzialità a cui è tenuto il gestore delle segnalazioni. Non possono fare parte del gruppo di lavoro i dipendenti che svolgono funzioni di supporto nell’ambito della gestione dei procedimenti disciplinari. 

In capo al gestore della segnalazione e a ciascun componente del gruppo di lavoro grava l’obbligo di assoluta riservatezza sull’identità del segnalante. 

Il gestore della segnalazione e i componenti del gruppo di lavoro devono astenersi in caso di conflitto di interessi, anche solo apparente o potenziale, e sono contestualmente tenuti a segnalare tale conflitto all’Organo Amministrativo. 

La metodologia da impiegare per le attività di verifica è valutata di volta in volta, scegliendo la tecnica ritenuta più efficace in relazione alla natura dell’evento e alle circostanze esistenti (interviste, analisi documentale, sopralluoghi, consulenze tecniche, ricerche su database pubblici, verifiche sulle dotazioni aziendali, ecc.).

Il gestore della segnalazione provvede alla verbalizzazione delle attività di verifica condotte. Tale documentazione verrà conservata a cura del gestore stesso in luogo sicuro.

Durante la fase istruttoria il gestore della segnalazione mantiene le interlocuzioni con il segnalante.

Il segnalante può, in qualunque momento, chiedere informazioni al gestore della segnalazione sullo stato di avanzamento del procedimento mediante l’invio di apposita richiesta.

Il gestore della segnalazione, ove non ricorrano gravi ragioni impeditive (es., indagini penali in corso e corrispondenti obblighi di segreto), risponde alla richiesta di informazioni entro il termine di 5 (cinque) giorni lavorativi decorrenti dalla data di ricezione della richiesta medesima. 

Entro 3 (tre) mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla presentazione della segnalazione, il gestore della segnalazione fornisce riscontro al segnalante.

Il termine massimo per la conclusione del procedimento è fissato in 160 (centosessanta) giorni dalla data del ricevimento della segnalazione (oppure, se non è stato inviato alcun avviso al Segnalante, 160 (centosessanta) giorni dalla scadenza del termine di 7 giorni dall’effettuazione della Segnalazione).

Nel caso in cui la segnalazione riguardi:

• la commissione o tentata commissione di illeciti richiamati dal D.lgs. 231/2001;
• la violazione delle disposizioni del modello organizzativo di cui al D. Lgs.231/01;
• la violazione delle disposizioni del Codice etico;
• la violazione delle procedure aziendali richiamate nel modello organizzativo ex D. Lgs.231/01, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte.

Il gestore delle segnalazioni coinvolge l’Organismo di Vigilanza nell’espletamento delle relative attività di gestione dell’istruttoria.

D) Fase di comunicazione dell’esito dell’istruttoria

Qualora, all’esito degli accertamenti eseguiti, la segnalazione risulti infondata, si procederà all’archiviazione. A conclusione degli accertamenti, il gestore delle segnalazioni informa il segnalante dell’esito degli stessi.

In relazione alle segnalazioni non infondate, il gestore delle segnalazioni formula le raccomandazioni ritenute opportune, ivi compresa l’adozione di provvedimenti disciplinari o la proposta di denuncia all’Autorità Giudiziaria, l’identificazione di eventuali misure di protezione ritenute necessarie e la proposta di azioni volte a colmare eventuali gap organizzativi o di controllo. 

Gli esiti delle proprie verifiche, tutte le osservazioni, valutazioni e decisioni del gestore delle segnalazioni, le eventuali raccomandazioni e proposte di provvedimenti disciplinari sono in tutti i casi formalizzati per iscritto in una apposita relazione comunicata:

• a. all’organo amministrativo per le ulteriori eventuali azioni che si dovessero rendere necessarie a tutela della Società (per es. denuncia all’Autorità Giudiziaria competente, adozione di nuove procedure aziendali o modifica/integrazione di quelle vigenti, modifiche organizzative, ecc.);
• b. all’organo di controllo, nel caso in cui siano emersi profili di competenza.

Le competenti funzioni aziendali attuano tali raccomandazioni e azioni correttive, il cui monitoraggio è svolto dal gestore delle segnalazioni, con il supporto, ove competente, dell’Organismo di Vigilanza della Società.

La comunicazione dell’esito dell’istruttoria deve avvenire, di norma, entro il termine della conclusione del procedimento. 

Ogni trattamento dei dati personali viene effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 e del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. 

I diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. 

I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e gestione delle segnalazioni sono effettuati dai soggetti di cui all’articolo 4, in qualità di titolari del trattamento, nel rispetto dei princìpi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679 o agli articoli 3 e 16 del decreto legislativo 18 maggio 2018, n. 51, fornendo idonee informazioni alle persone segnalante e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento o dell’articolo 11 del predetto decreto legislativo, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati. 

La riservatezza dell’identità del segnalante

L’identità del segnalante e degli altri soggetti, a diverso titolo, legati alla segnalazione, è tutelata in tutte le fasi della procedura. Pertanto, le suddette informazioni non possono essere rivelate a persone non direttamente coinvolte nel processo di valutazione o indagine.

L'obbligo di mantenere la massima riservatezza sull'identità del segnalante e sull'oggetto della segnalazione riguarda tutte le persone che, a qualunque titolo, vengano a conoscenza della stessa o siano coinvolte nel procedimento di accertamento della segnalazione.

Tale tutela vale anche nei confronti degli organi di vertice della Società, che non possono disporre indagini o chiedere informazioni al fine di risalire all’identità del segnalante. Pertanto, nel caso di trasmissione della segnalazione ad altre direzioni, organi o terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, il gestore della segnalazione inoltra solo il contenuto della segnalazione, espungendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del segnalante. 

La riservatezza del segnalante può non essere rispettata quando: 

• vi è il consenso espresso del segnalante alla rivelazione della sua identità; 
• è configurabile nei confronti del segnalante, anche con sentenza di primo grado, una responsabilità penale per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria ovvero una responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tale caso la Società si riserva di effettuare i necessari accertamenti nei confronti del segnalante e di adottare i provvedimenti ritenuti opportuni; 

La violazione della tutela della riservatezza del segnalante, fatti salvi i casi in cui sia ammessa la rivelazione della sua identità come sopra evidenziati, è fonte di responsabilità disciplinare, per inosservanza di disposizioni di servizio.

Il divieto di ritorsione

Il segnalante non può subire alcuna ritorsione.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi o comunque di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati nei confronti del segnalante, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione o divulgazione o denuncia. 

L’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione o alla divulgazione o alla denuncia è a carico di colui che li ha posti in essere. 

In caso di domanda risarcitoria presentata all’autorità giudiziaria dal segnalante, se quest’ultimo dimostra di aver effettuato, ai sensi del Decreto, una segnalazione o una divulgazione pubblica o una denuncia e di aver subito un danno, si presume, salvo prova contraria, che il danno sia conseguenza di tale segnalazione o divulgazione. 

Di seguito sono indicate, a titolo esemplificativo e non esaustivo, talune fattispecie che costituiscono ritorsioni: 

• a) il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; 
• b) la retrocessione di grado o la mancata promozione; 
• c) il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro; 
• d) la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; 
• e) le note di merito negative o le referenze negative; 
• f) l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; 
• g) la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo; 
• h) la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole; 
• i) la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 
• j) il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; 
• k) i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; 
• l) l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; 
• m) la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• n) l’annullamento di una licenza o di un permesso;
• o) la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Il segnalante che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione deve dare notizia circostanziata della discriminazione al gestore della segnalazione, che valuta la sussistenza degli elementi per informare di quanto accaduto l’organo amministrativo affinché adotti tutte le iniziative necessarie ed opportune.

L'adozione di misure discriminatorie nei confronti dei segnalanti può essere comunicata all’ANAC.

Le limitazioni alla responsabilità

Non è punibile chi, attraverso la propria segnalazione:

• riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto, diverso dal segreto professionale, forense o medico, o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali;
• riveli o diffonda informazioni che offendono la reputazione del segnalato quando:
  • a. al momento della rivelazione o diffusione vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o la diffusione delle informazioni fosse necessaria per svelare la violazione;
  • b. la segnalazione è stata effettuata alle condizioni previste dal Decreto.

Resta impregiudicata la responsabilità penale, civile e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e dell’art. 2043 del codice civile.

In particolare, le tutele a favore del segnalante non sono garantite nei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del segnalante per i reati di calunnia o diffamazione o comunque per reati commessi con la denuncia ovvero nell’ipotesi di responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

Effettuare con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate è altresì fonte di responsabilità in sede disciplinare.

È ugualmente fonte di responsabilità in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della presente procedura, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione dell’istituto oggetto della presente procedura.

Le misure di sostegno

Presso ANAC è possibile per il segnalante ottenere un elenco di enti del terzo settore adibiti a fornire al medesimo supporto, consulenza ed informazioni, a titolo interamente gratuito.

I soggetti beneficiari delle tutele

Le suddette misure di protezione sono riconosciute altresì nei riguardi dei seguenti soggetti, al fine di evitare condotte di ritorsione “trasversale”:

• (i) facilitatori, ossia coloro che assistono il segnalante nel processo di segnalazione e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
• (ii) persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
• (iii) colleghi di lavoro del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
• (iv) enti di proprietà del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all'autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

Il segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni: 

• a. il canale di segnalazione interno non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal Decreto; 
• b. il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; 
• c. il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; 
• d. il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso da ANAC deve essere trasmessa a quest’ultima, entro 7 (sette) giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante.

Sono sanzionabili a titolo disciplinare i seguenti soggetti: 

• il segnalante che effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate o “in mala fede”; 
• il soggetto aziendale che ha adottato misure discriminatorie o ritorsive nei confronti del segnalante; 
• i soggetti che ostacolano o tentano di ostacolare le segnalazioni;
• il gestore della segnalazione interna nel caso di mancato svolgimento delle attività di verifica e analisi; 
• i soggetti che non garantiscono i principi generali di tutela con particolare riferimento al rispetto della riservatezza dell’identità del segnalante;
• il segnalato che, a seguito dei risultati delle verifiche condotte dalla Società, è risultato aver posto in essere atti illeciti o irregolari, ovvero attività non in ottemperanza al Codice Etico, al modello organizzativo ex D. Lgs.231/01 o al sistema delle procedure aziendali, anche secondo quanto previsto dal sistema disciplinare del contratto collettivo di lavoro. 

La Società intraprende iniziative di comunicazione e sensibilizzazione sull'istituto mediante iniziative di formazione a tutto il personale su finalità dell'istituto e suo utilizzo, diritti e obblighi relativi alla divulgazione delle azioni illecite, nonché sui risultati che l'attuazione della norma ha prodotto.

Mottura Serrature di Sicurezza S.p.a., con sede legale in Sant’Ambrogio di Torino (TO), Strada antica di Francia n° 34, (di seguito "MOTTURA", la "Società", "noi"), e-mail: privacy@mottura.it in qualità di titolare del trattamento raccoglie e tratta i dati personali in conformità con il Regolamento (UE) 2016/679, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati ("RGPD"), il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 ("Codice Privacy"), il D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 di adeguamento del Codice Privacy al RGPD (il "Decreto di Adeguamento"), nel rispetto dei principi privacy e dei diritti dell'interessato.

TIPI DI DATI TRATTATI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO 

I dati personali forniti alla Società dalla persona segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di servizio o collaborazione con la Società commesse dai soggetti che operano presso la Società e quelli raccolti nell’ambito delle verifiche effettuate a cura del professionista nominato per la gestione delle segnalazioni Avv. Nicoletta Bernardini (qui di seguito “Gestore”), anche rientranti tra le categorie particolari o tra i dati giudiziari, sono trattati nel rispetto del principio di minimizzazione, pertinenza e non eccedenza, allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione nonché per l’adozione dei conseguenti provvedimenti o, ricorrendone i presupposti, delle competenti autorità indicate all’art. 11, d.lgs. n. 24/2023. 

I dati personali sono forniti dalla persona segnalante mediante comunicazione scritta od orale per il tramite del Gestore, secondo le modalità illustrate nella procedura pubblicata sul sito web https://www.mottura.it/it/d-lgs-24-2023 ovvero sono acquisiti da terzi (ad es. testimoni) o presso fonti pubblicamente accessibili nell’ambito delle verifiche preliminari che il Gestore è tenuto a porre in essere. 

Il Gestore procede alla protocollazione della segnalazione su registro riservato alle segnalazioni, attribuendo un codice univoco progressivo, registrando la data e l’ora di ricezione; e all’adozione di ogni opportuna misura di sicurezza per impedire a terzi di risalire all’identità del segnalante, nonché alla conservazione della segnalazione e della documentazione a corredo in luogo segreto.

L’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o  indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso del segnalante, a persone diverse da quelle competenti  a  ricevere  o  a   dare   seguito   alle   segnalazioni, espressamente  autorizzate  a  trattare  tali  dati  ai  sensi  degli articoli 29 e 32,  paragrafo  4,  del  regolamento  (UE)  2016/679  e dell'articolo 2-quaterdecies del codice in materia di protezione  dei dati personali di cui al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO 

I dati personali connessi alla trattazione di segnalazioni di fatti ritenuti illeciti secondo le previsioni contenute nel decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, nel dettaglio indicati all’art. 2, comma 1, lett. a), dello stesso, sono trattati dalla Società per il tramite del Gestore, per adempiere agli obblighi di legge, con particolare riferimento al compito di acquisire gli elementi volti a consentire l’accertamento di eventuali illeciti denunciati nell’interesse dell’integrità dell’Amministrazione ai sensi del decreto legislativo n. 24/2023. 

DESTINATARI DEI DATI 

Possono essere destinatari dei dati trattati in relazione alla segnalazione, le strutture aziendali come necessario e, in quanto previsto dalla legge, la competente Autorità giudiziaria o contabile ovvero l’ANAC.

Non è previsto trasferimento di dati personali verso Paesi terzi. 

CONSERVAZIONE DEI DATI 

Come previsto dall’art. 14, d.lgs. n. 24/2023, i dati personali sono trattati e conservati per il tempo necessario alla trattazione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione. 

DIRITTI DEGLI INTERESSATI E RECLAMO 

In termini generali, gli interessati hanno il diritto di ottenere, nei casi previsti, l'accesso ai dati personali a sé riferiti e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento). L'apposita istanza è presentata a privacy@mottura.it e sarà gestita dal Gestore.

Tuttavia, in base all’art. 13, comma 3, d.lgs. n. 24/2023, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall'articolo 2-undecies, lett. f), del Codice, secondo il quale, nel testo modificato dall’art. 24, comma 4, d.lgs. n. 24/2023, “non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del Regolamento qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto [...] alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del decreto legislativo recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 [...], riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione [...]”